In einem Team zusammenzuarbeiten, wenn es keine festen Ankerpunkte, wie ein gemeinsames Büro, den gleichen Aufenthaltsort oder die gleiche Zeitzone gibt, ist eine sehr große Herausforderung. Die Organisation in einem virtuellen Team, d. h. mit rein digitalem Zusammenarbeitsmodus, ist hier meist die einzige Option. Noch herausfordernder wird die Konstellation, wenn sich die Teammitglieder noch nie persönlich getroffen haben. Es gibt jedoch einige Möglichkeiten ein persönliches und vertrauensvolles Zusammenarbeiten in virtuellen Teams zu unterstützen. Im ersten Teil geht es um die Basics der virtuellen Teamarbeit.

Das Josephs in Nürnberg

Die virtuelle Zusammenarbeit ist den meisten von uns bereits im Alltag begegnet: Oft wird die Kommunikation mit den Kunden nach einem Pitch per Email oder Videokonferenz weitergeführt, der IT-Dienstleister mittels eines Ticketsystems über Probleme informiert oder der Arbeitsfortschritt durch Projektmanagementtools an die Teammitglieder kommuniziert. Für die meisten Arbeitnehmer*innen ist das Arbeiten im virtuellen Raum jedoch nur ein Teilaspekt ihres Arbeitsalltags, der durch das soziale Gefüge im Büro noch ergänzt wird.

Doch wie arbeitet es sich gänzlich ohne das soziale Summen des Büros, die kurzen Zwischenabsprachen zwischen Tür und Angel und den persönlichen Plausch mit den Kolleg*innen? Ist ein vertrauensvolles Miteinander auch dann möglich, wenn die Kolleg*innen nicht in unmittelbarer Nähe sitzen?

Die Antwort von Sven Latzel ist darauf: selbstverständlich. In einer Mischung aus Vortrag und Workshop während des Nürnberg Digital Festivals 2019 gab er im Josephs viele Einblicke in seine persönlichen Erfahrungen mit virtuellen Teams. Sven Latzel hat während einer Weltreise 2015 die Erfahrung gemacht, dass es möglich ist mit den richtigen Tools virtuell zusammenzuarbeiten und dass darüber hinaus in diesem Modus auch wertvolle persönliche Beziehungen entstehen können. Seit 2017 arbeitet er als Freelancer in verschiedensten Rollen und Projekten (Agile Coach, System Architect, Projektmanager und auch Web Developer). Dabei liegt ihm viel an der Frage „wie wir in dieser virtuellen Welt miteinander verbunden bleiben können. Wie wir unsere Ziele gemeinsam erreichen und dabei wachsen und lernen können“.

Sven Latzel bei seinem Workshop im Josephs

In seiner Vortrags-Workshop-Kombi hat er Lösungen und Praxistipps aus seinem Erfahrungsschatz geteilt, um die Sichtweise der Teilnehmer*innen auf virtuelle Teams zu erweitern. Dieser Artikel fasst Learnings aus der Veranstaltung mit ihm zusammen, angereichert mit eigenen Erfahrungen. In diesem ersten Teil gibt es Praxistipps für die Basics der virtuellen Zusammenarbeit. Der zweite Teil konzentriert sich vor allem auf die Beziehungspflege und das Miteinander im Team. Die Tipps zu den Arbeitsabläufen werden dabei nicht mit Toolempfehlungen gespickt – meist hat jede Organisation hier ohnehin ihre Go-tos oder ist aus Datenschutzgründen auf die großen Player am Markt angewiesen. Wichtiger ist hier das „Wie“ bei der Toolnutzung.

Besonders beim Arbeiten in verteilten, virtuellen Teams, die sich nur selten oder noch nie persönlich getroffen haben, kann es schnell zu Missverständnissen und dem Aufstauen von Frust kommen. Sind die Kolleg*innen nicht erreichbar, wurden wichtige Absprachen nicht im Team verteilt oder hat man keine festen Ansprechpartner bei Problemen, können solche Konflikte nicht einfach auf dem kurzen Dienstweg durch einen Besuch im Büro geklärt werden. Damit solche Situationen möglichst vermieden werden, ist die Implementierung transparenter Abläufe besonders wichtig. Konkret hat Sven Latzel gute Erfahrungen mit den folgenden Basics gemacht.

Basics zur Arbeitsorganisation in virtuellen Teams

• Einarbeitung: Gerade in der intensiven Onbordingphase ist auch in virtuellen Teams das gemeinschaftliche Arbeiten empfehlenswert. Die Einarbeitung neuer Teammitglieder kann dabei über das Teilen des Bildschirms auch von mehreren Kolleg*innen übernommen werden. Wichtig und hilfreich ist in dieser Phase besonders das zentrale und gut durchsuchbare abgelegte Firmenwissen (s. u. Transparenz schaffen). Die digitale Aufgabenorganisation, z. B. über Trello oder Ticketsysteme, ist auch in lokal arbeitenden Teams schon weitestgehend Standard. Die transparente Organisation von Aufgaben im Team ist besonders für Neulinge im Unternehmen hilfreich, um die Workload ggf. auszubalancieren und Hilfsangebote von anderen Teammitgliedern zu ermöglichen

• Strukturen schaffen: Besonders wenn man sich nicht sieht, sind regelmäßige, verlässliche Kontaktpunkte wichtig. Um die „Zwischendurchanrufe zur Fragenklärung“, die den Arbeitsfluss durchbrechen, relativ gering zu halten, sind feste Austauschtermine hilfreich; hier kann man gleich für Alle relevante Fragen im Team klären. Diese Check-Ins sind außerdem notwendig, um den Kontakt zu halten: das können die klassischen 15-minütigen Standups am Morgen sein, bei denen der Fokus des Tages, die aktuelle Stimmung im Team und eventuelle Kommunikationsbedarfe gleich adressiert und eingeplant werden können. Je nach Team und Arbeitsstruktur kann es auch empfehlenswert sein, am Wochenbeginn einen längeren Check-In-Termin mit Wochenplanung sowie offenen Punkten und freitags einen Check-Out-Termin mit den fertigen Tasks der Woche und eventuell aufgetretenen Problemen durchzuführen. So können sich die Kolleg*innen auch gegen Ende noch kurz in ihre Wochenendpläne einweihen.

• Transparenz erzeugen: Es ist hilfreich, präferierte Gesprächszeiten offen an die Kolleg*innen zu kommunizieren. Verlässlich den Aktivitätsstatus in Tools zu pflegen oder im Chat kurz anzukündigen, wenn man z. B. am Nachmittag nicht erreichbar ist, kann bei den anderen Teammitgliedern Frust vorbeugen. Auch ein Meeting-Logbuch kann für die Teammitglieder Gold wert sein. Eine einfache Liste von Meetings mit Datum, Meetingtyp, Teilnehmer*innen, wichtigen Entscheidungen und Aufgaben (z. B. mittels OneNote (Kategorien), Spreadsheet, airtable.com) schafft einen guten Überblick über Besprochenes und kann darüber hinaus leicht durchsucht werden. Wichtiges Firmenwissen, das für alle Mitarbeiter*innen zugänglich sein muss, sollte ohnehin an einer zentralen, gut durchsuchbaren Stelle gesammelt werden (z. B. Knowledge-Trelloboard oder klassisches Wiki).

Diese Strukturen können natürlich von Team zu Team unterschiedlich aussehen, ganz ohne Rahmen wird sich die Arbeit in virtuellen Teams jedoch schwierig gestalten. Ist diese verlässliche Basis der Zusammenarbeit bereits fest verankert, fehlt jedoch noch ein wichtiger Schritt zu einem erfolgreichen Team: die Beziehungspflege. Denn nur aus den Beziehungen der Teammitglieder untereinander entsteht erst die Organisation. Praktische Tipps zum virtuellen Teambuilding folgen in Teil 2: Virtuelles Teambuilding.

Empfehlenswerte Links zum Thema:

• Nähere Infos zu Sven Latzel

• Artikel zu remoter Teamarbeit der New Work Akademy